Przedmiot postępowania: Usługa odbioru i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej WĘGLOKOKS S.A. na platformie Logintrade.

I. Informacje o Zamawiającym

WĘGLOKOKS S.A.
ul. Mickiewicza 29
40-085 Katowice

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usługi odbioru, transportu oraz niszczenia dokumentacji papierowej przeznaczonej do brakowania, zawierającej dane służbowe, handlowe oraz dane osobowe.

Zakres usługi obejmuje w szczególności:

• odbiór dokumentów z siedziby Zamawiającego,
• odbiór dokumentacji znajdującej się na różnych kondygnacjach budynku,
• wynoszenie dokumentacji przez pracowników Wykonawcy,
• załadunek, transport i zniszczenie dokumentów,
• możliwość niszczenia dokumentów znajdujących się w segregatorach, koszulkach, skoroszytach oraz kartonach,
• wystawienie protokołu odbioru dokumentów,
• wystawienie certyfikatu/protokołu potwierdzającego zniszczenie dokumentów.

Szacowana ilość dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia będzie przekazywana sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy.

III. Termin realizacji

Od dnia podpisania umowy przez okres 12 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy.

IV. Wymagania wobec Wykonawcy

Wykonawca powinien:

1. Realizować usługę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
   • RODO,
   • ustawą o ochronie danych osobowych,
   • przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania dokumentacji.
2. Posiadać doświadczenie w realizacji usług niszczenia dokumentacji dla przedsiębiorstw lub instytucji.
3. Zapewnić pełne bezpieczeństwo procesu odbioru, transportu i niszczenia dokumentów.
4. Na żądanie Zamawiającego umożliwić audyt procesu niszczenia dokumentów.

V. Kompozycja oferty

Oferta powinna zawierać:

1. Część cenową

• cenę netto za 1 kg niszczonych dokumentów,
• stawkę VAT,
• cenę brutto za 1 kg,
• informację, że cena obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją usługi, w tym transport, załadunek, wyniesienie dokumentacji oraz wydanie dokumentów potwierdzających zniszczenie.

2. Część techniczną

Oferent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego opisu realizacji usługi, obejmującego m.in.:

a) Proces niszczenia dokumentów

• sposób odbioru dokumentów,
• sposób zabezpieczenia dokumentacji podczas transportu,
• miejsce realizacji procesu niszczenia,
• technologię niszczenia dokumentów,
• poziom tajności i klasę niszczenia zgodnie z obowiązującymi normami,
• sposób dokumentowania procesu.

b) Bezpieczeństwo informacji

• opis procedur ochrony danych osobowych,
• opis procedur bezpieczeństwa stosowanych przez pracowników,
• sposób kontroli dostępu do dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia.

c) Certyfikaty i uprawnienia

Do oferty należy załączyć kopie posiadanych certyfikatów i dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań jakościowych i bezpieczeństwa, w szczególności:

• certyfikat ISO 9001 (jeżeli posiada),
• certyfikat ISO 27001 (jeżeli posiada),
• certyfikaty dotyczące ochrony danych lub bezpieczeństwa informacji,
• dokumenty potwierdzające zgodność procesu niszczenia z normą DIN 66399,
• inne certyfikaty jakości i bezpieczeństwa.

3. Oświadczenia

Oferent powinien potwierdzić:

• posiadanie odpowiednich zasobów technicznych i kadrowych,
• zdolność do realizacji zamówienia,
• przestrzeganie wymogów RODO,
• gotowość do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeżeli będzie wymagana).

VII. Termin związania ofertą

60 dni od daty złożenia oferty.

VIII. Miejsce i termin składania ofert

Ofertę należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade w terminie wskazanym w postępowaniu.

IX. Informacje dodatkowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
   • negocjacji warunków oferty,
   • wezwania do uzupełnienia dokumentów,
   • zakończenia postępowania bez wyboru oferty.
2. Koszty przygotowania oferty ponosi Oferent.
3. Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące procesu niszczenia dokumentów oraz stosowanych zabezpieczeń.